法院电子卷宗是指通过扫描、录音录像等现代化数据存储手段对实体纸质卷宗转换成电子数据后进行存储、管理。我州两级法院按照省高院统一部署，通过安装、使用北京华宇软件股份有限公司开发的《电子卷宗管理系统》实现电子卷宗制作、存储、管理等功能。

电子卷宗管理系统用于管理记录反映案件办理过程和案件办理结果的文字、图表、声像等数字化文件材料。相对于传统纸质卷宗，它可以海量存放并通过计算机网络实现多人同时查阅和打印，便于检查办案质量，加快办案流程，交流办案经验，提高办案水平。中院党组对电子卷宗应用开展工作高度重视，结合《2015年度信息化工作目标责任书》要求，2015年9月安排中院技术处处长带队对我州两级法院电子卷宗应用情况进行调研。现就电子卷宗应用情况的调研形成如下报告。

一、电子卷宗管理系统功能

电子卷宗管理体统包括电子卷宗目录维护、电子卷宗制作、附件上传、卷宗浏览、卷宗打印、卷宗导入导出、电子卷宗移送和接收等。系统支持对电子卷宗的副卷信息打印进行权限控制。

1、支持办案过程中生成的文书自动进入电子卷宗目录；

2、符合最高人民法院相关标准规范，随案归档；

3、支持对电子卷宗目录灵活配置，按需维护；

4、支持卷宗导入、分卷、光盘制作、数据上传接收等功能；

5、支持与传输交换管理平台结合，实现上下级法院电子卷宗共享；

6、与档案管理软件结合可实现电子卷宗的借阅与调阅，方便档案管理部门对档案的管理，方便案件当事人和有关单位对已结案归档案件的查阅工作。

    二、两级法院电子卷宗应用开展情况

    1、电子卷宗的制作生成

    从2013年年初省高院对中院提出上诉案件必须先移送电子卷宗再移送实体卷宗开始，中院开始开展电子卷宗应用推广工作。中院对基层院提出从2013年12月后的上诉案件必须先移送电子卷宗的要求。但直到2015年2月中院院长与辖区基层院院长签订《2015年度信息化工作目标责任书》前，两级法院除上诉案件外基本没有几件结案案件制作电子卷宗。通过《责任书》的签订，对电子卷宗制作工作进行责任分配和检查，各院党组对该项工作高度重视，狠抓落实。2015年，结案案件的电子卷宗制作率得到很大提高，中院92.52%、景洪院97.97%、勐腊院93.93%、勐海院96.69%，均已达到考核指标要求。

2、电子卷宗的归档

电子卷宗制作后归档进入档案管理系统才能算作电子卷宗应用工作的结束。两级法院除勐腊法院有一件测试归档案件外，其他法院均未开展《法院综合信息管理系统》结案案件信息及电子卷宗归档工作。电子卷宗归档工作虽未列入《2015年度信息化工作目标责任书》考核项目，但该项工作与电子档案管理、案件电子信息阅览、案件电子信息借阅息息相关，是案件电子档案管理的前提条件。两级法院的电子卷宗归档任处于“空白”阶段。

三、电子卷宗系统运用中存在的问题

     两级法院已具备电子卷宗信息生成、同步录入、网络存储和调阅等多项功能为一体的应用与服务系统，初步实现了对电子卷宗的现代化管理。电子卷宗建立率达到90%以上，从电子卷宗的运行情况来看，存在一些不容忽视的问题，需要不断地改进和完善。现两级法院已实现依靠案件管理系统对案件实行流程监控、管理，在结案后生成与纸质卷宗完全一样的电子档案，以实现纸质档案电子化。电子卷宗的建立要求较高，制作中主要存在以下问题：

     （1）电子卷宗归档工作尚未开展。因电子卷宗与纸质卷宗需同步生成，按照上级法院要求，电子卷宗应在结案后与纸质卷宗一起提请归档，但两级法院现仍然未开展电子卷宗归档工作。

     （2）电子卷宗内诉讼材料排列顺序不规范。电子卷宗管理办法，明确了各类诉讼材料的排列顺序应与纸质卷宗一致。但由于各种原因，电子档案目录中的名称和材料排列顺序存在不规范的现象。材料排列错误，扫描材料不清晰、不完整。电子卷宗有一部分是自动生成的诉讼材料，有一部分是同步扫描，承办人员添加的诉讼材料。承办人扫描过程中，有的没有选择适当的模式，使扫描后的电子卷宗材料大小不合适，有的电子卷宗只扫描了部分材料，使电子卷宗材料不齐全、不完整。

     （3）电子卷宗材料录入不及时。按照信息录入管理办法，要求电子卷宗与办案进程同步。但目前两级法院采取的均是结案后统一制作电子卷宗的方法，使此项工作的工作集中到业务庭承办人、书记员身上，增加了审判庭室负担。不能准确、及时反映与案件进展情况。

       （4）电子卷宗的利用率低。现在利用电子卷宗主要是查阅案件，检查案件质量，以及利用电子卷宗丰富的信息资源提取相关数据。由于电子卷宗存在一定的质量问题，利用方式和途径大打折扣，丰富的信息资源未得到相应的整合与开发，其利用是低层次的，效果不十分明显。

 四、电子卷宗制作完善的建议

      为进一步规范电子卷宗的建立，提高电子卷宗质量，发掘和利用电子卷宗的丰富的信息资源，最大限度地发挥电子卷宗的作用，更好地服务于审判工作，必须对现有电子卷宗进行改进。

      1、尽快开展电子卷宗与纸质卷宗同步归档工作。在案件结案归档前必须生成与纸质档案完全相同的电子信息。使用上诉案件移送的管理方式，规定纸质卷宗归档前需先实现电子卷宗的归档。

2、任务分解，从立案起建立电子卷宗。从立案庭开始，根据流程各个环节扫描、录入案件信息，实现电子卷宗信息与纸质卷宗信息的同步性和一致性，在立案移到业务庭室、庭审结束、结案等重要环节录入后“重新分卷”形成与现在纸质档案目录完全相同的目录，使电子卷宗更加规范和美观。承办人可以通过打印电子档案的目录形成纸质档案的目录，提高工作效率。

      3、加快电子档案人才的培养。法院档案部门要重视吸收专业性的人才，如计算机软硬件技术或数字通信技术、接受过大学教育的档案管理专业人才，同时加大对本单位内部相关人员的培训，抽调一批热爱档案事业且有相应学历的人，进行有关电子档案方面的培训，以满足电子档案对人才的需求。

    信息化已慢慢深入到法院审判、执行工作的各个方面，只有利用好信息化手段才能更好的为领导决策、分析，为法官审判办案提供强有力的保障。电子卷宗系统与案件档案管理系统的有效应用将在调阅、查阅卷宗等方面大大方便案件承办人和当事人，提高工作效率。

              （西双版纳州中级人民法院  罗祺云）